신입도 완벽하게 회사 메일 쓰는 방법

신입도 완벽하게 회사 메일 쓰는 방법

회사 생활을 하게되면 메일을 쓰는 일이 많습니다.

메일은 생각 보다 자주 쓰게 되고, 신입들의 경우에는 메일 쓰는 일을 어려워하는 경우가 많습니다.

신입도 완벽하게 회사 메일 쓰는 방법

그리 어렵지 않은 업무지만, 메일을 쓰는 업무를 사수들이 하나하나 가르쳐주진 않습니다.

 

아래의 메일 쓰는 꿀팁을 숙지하시고 메일쓰실때 참고하시길 바랍니다.

회사에서 쓰는 메일의 기본 틀이 있겠지만, 아래 내용을 참고한다면 메일을 왜 그렇게 썼는지 혼나지 않을 수 있으니 꼭 참고하세요!

 

 

1) 메일 제목에 '안녕하세요' 쓰지 않기

메일 제목에는 메일을 읽지 않아도 내용을 파악할 수 있게 하는 것이 핵심입니다.

'안녕하세요', '반갑습니다'와 같은 인사말 대신에 메일의 목적을 분명하게 알 수 있는 제목으로 작성해야 합니다.

 

<예시>

제목 : [00회사 또는 홍보팀] 프로젝트 진행 상황 검토 요망

 

2) 꺾쇠 괄호 안에 소속 밝히기

사내용 이메일일 경우에는 소속 부서명을 적고, 사외용 이메일이라면 회사명을 적어주시길 바랍니다.

이때 꺾쇠괄호 [ ]를 활용하면 효과적입니다.

메일을 받는 수신자는 누가, 어떤 내용의 메일을 보냈는지 더 명료하고 빠르게 파악할 수 있습니다.

 

<예시>

제목 : [00회사 또는 홍보팀] 프로젝트 진행 상황 검토 요망

 

 

3) 수신자를 정확히 알려줄 것

수신자를 여러 명으로 설정했다면 내용에 각 담당자를 지정해서 요청하는 바를 명확히 언급하는 것이 좋습니다.

그렇지 않으면 메일 답장의 책임 소재와 더불어서 업무 협조나 담당에도 혼란이 생길 수 있습니다.

<예시>

수신자 : 00회사00 회사 A님, 00 회사 B님, 00 회사 C님

제목 : [00회사] 프로젝트 진행 상황 검토 요망

내용

: A님 프로젝트 진행 상황 검토 후 회신 부탁드립니다.

  B님 프로젝트 참여자 통계 수치 공유 부탁드립니다.

  C님 프로젝트 예산안 전달 부탁드립니다.

 

 

4) 본론은 '인사 - 전달사항 - 요청사항 - 맺음말'

메일은 인사, 전달사항, 요청사항, 맺음말 4개의 구조로 쓰면 좋습니다.

전달 사항이나 요청 사항은 앞에 번호를 붙여가며 짧게 끊어서 중요한 요점이나 단어를 나열하는 개조식 방식으로 작성하는 것이 좋습니다.

질문이나 답변, 확인 요청 사항이 여러 개라면 번호를 붙이는 것이 좋습니다.

 

<예시>

(인사) 안녕하세요. 00회사 홍보팀 000 대리입니다.

(전달사항) 프로젝트 계약서 관련 자료들 송부 부탁드립니다.

(요청사항) 1. 계약서 날인본

                  2. 계약서 원본 (등기 발송)

(맺음말) 감사합니다.

000 드림

 

 

5) 메일 서명 추가하기

맺음말 뒤에 이메일 서명을 추가하는 것은 필수입니다.

여기에는 효과적인 소통을 위해 연락처와 기본정보가 포함되어있어야 합니다.

이메일 내용에 이미 소속을 밝혔더라도 서명이 없으면 프로다워 보이지 않고, 공식적인 메일로 보이지 않을 수 있습니다.

<예시>

00 회사 홍보팀 000 대리

회사 주소 ~

이메일 주소 ~

HP. 010-0000-0000

FAX. 070-0000-0000

 

 

6) 메일 보내기 전 체크리스트

- 받는 사람의 이메일 주소

- 받는 사람의 직책과 성명

- 보내는 사람의 회사명과 부서, 직책, 성명

- 본문의 오탈자

- 첨부파일

 

7) 메일에서 필요한 회 사어 정리

급한거 아니니까 천천히 주세요.	시급한 건 아니니 편하실 때 회신 부탁드립니다.
윗선에서 결재가 안나서 아마 못할 것 같습니다.	내부 검토 결과 진행하기 어렵게 되었습니다.
앗, 첨부파일을 빠뜨렸네요.	첨부파일이 누락되어서 다시 송부합니다.
제때제때 주세요.	일정에 차질이 없도록 원활한 진행을 부탁드립니다.
지금은 뭐라고 해야 할 지 모르겠네요.	현재는 확실한 답변이 어려울 것 같으니 추후에 답변드리도록하겠습니다.
다음부터 확인 잘 해 주세요.	추후 동일 건 진행 시 반드시 확인 후 송부 부탁드립니다.
담당자가 아니라서 모르겠습니다.	담당자가 부재중인 관계로 현재 해당 내용 확인이 어렵습니다.
급하니깐 빠르게 00해 주세요.	바쁘시겠지만 00해 주시길 바랍니다.
	협조 부탁드립니다.
	조속히 확인 부탁드립니다.
	빠른 회신 부탁드립니다.

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