[직장생활] 일 잘하는 신입 소리 듣는 문서작성 방법 꿀팁

[직장생활] 일 잘하는 신입 소리 듣는 문서작성 방법 꿀팁

취준을 성공적으로 마치고 회사에 입사했을 때 여러 가지 상활에서 문서를 작성해야 하는 상황이 많이 발생합니다. 이때 사수들도 잘 알려주지 않는 문서작성 방법 꿀팁을 알려드리도록 하겠습니다. 아래의 문서작성 방법을 참고하셔서 직장생활 순조롭게 시작하시길 바라겠습니다.

 

일 잘하는 신입 소리 듣는 문서작성 방법 꿀팁

 

◆ 양식별 특징 및 문서작성법 꿀팁

회사생활을 하게 되면 자주 작성해야 되는 문서들이 많습니다. 업무별로 자주 작성하는 문서가 다르지만 기본적인 사무직에게 자주 사용할 만한 양식별로 분류해 보았습니다. 문서작성 예시도 있으니 참고하시길 바랍니다.

 

▶회의록 작성 방법

회의록이란 어떠한 안건을 주제로 참석자들이 서로의 생각이나 의견 교환을 통해 결론을 도출하는 과정을 기록한 문서입니다. 신입 때는 주로 회의에 참석하여 듣는 역할을 많이 하게 되는데 사수가 딱히 지시하지 않더라도 참석하는 회의마다 기록해두면 추후에 본인의 업무에서도 큰 흐름을 알 수 있기 때문에 기록해두는 것이 좋습니다.

 

- 회의 중

맥락을 놓치지 않는 선에서 참석자들의 말을 가능한 많이 기록하는 것이 좋습니다. 대본 형식으로 의견을 정리하면 나중에 구조화하기 편리합니다. 회의 참석자가 많을 경우에는 A, B, C, D로 간결하게 정리해서 적는 것이 좋습니다. 가급적 하는 말은 그대로 적되 간결한 문장형태로 적는 것이 좋습니다. 본인이 회의 중에 갑자기 아이디어가 떠오르거나 업무에 활용할 수 있는 사항은 다른 공간에 핵심만 적어놓습니다.

- 회의 후

먼저 주제와 날짜, 참석자(소속/이름), 회의록 작성자를 적습니다. 회의의 주요 안건을 작은 소제목으로 정리합니다.

 

진행 순서가 아닌 안건별로 사람들의 의견을 재구성하여 정리하고, 왜 그런 의견이 나왔는지 정리하는 것이 가장 중요합니다. 지나친 요약이나 생략은 삼가는 게 좋으며, 질의응답이 있었을 경우에는 표를 이용해 정리하면 더욱 보기 편합니다.

 

 

▶업무 일지 작성 방법

업무의 진행속도, 효율, 미처리 업무의 유무를 한눈에 파악할 수 있도록 작성하는 것이 업무일지의 핵심입니다. 업무일지를 통해 본인만의 규칙적인 업무 루틴을 만드는 것을 추천드립니다. 성과를 수치화해 객관적인 자료로도 만들 수도 있고, 근무실적도 체크 가능합니다.

 

일간, 주간, 월간 등 다양한 형식이 있지만 신입이라면 주간 일지가 가장 무난합니다. 업무 일지는 말 그대로 업무일지이니 너무 세세하게 적어 업무일지가 일이 되지 않도록 해야 합니다.

 

※ 업무 진행에 소요된 시간과 업무의 중요도를 포함하는 것이 좋습니다. 단순히 체크리스트 형태로 나열하는 것은 업무 흐름 파악이 어렵기 때문에 한 주의 큰 목표를 주간 업무에 적은 뒤 그에 따른 세부 업무를 수행하고 체크리스트로 만드는 것이 좋습니다.

 

업무 내용은 표준화된 목록을 만들어서 진행 단계별로 적는 것이 좋습니다. 업무 진행사항을 정리하는 것보다 중요한 것은 결과에 대한 정리입니다.

 

▶업무 메일 작성 방법

처음 입사를 한 뒤 업무 메일을 보내게 될 때 어떻게 써야 될지 헤매는 경우가 많습니다. 물어보기에도 메일도 못 보낸다는 오해를 받을까 봐 묻지 못하는 경우도 봤습니다. 회사생활을 어느 정도 한다면 당연하고 사소한 일이기 때문에 이것도 가르쳐줘야 될까라는 의문이 드는 일이라 업무 메일은 신입에게 큰 고민이 되는 일입니다.

 

업무 메일을 보낼 때는 제목은 어떤 업무 메일을 보낼 건지 한눈에 볼 수 있도록 작성해야 합니다. 제목 첫 부분에 [회사명] 형식으로 회사명 기재하는 것이 좋습니다. 가장 첫 부분에는 본인 소개, 수신자에게 간단한 인사를 적고 본문 가장 첫 문단에는 문제나 안건을 간단하게 적고 요청 사항을 기재하는 것이 좋으며, 마지막 부분에는 마무리 인사 및 답신 필요 여부를 꼭 기재하는 것이 좋습니다. 서론이 너무 길거나 사담이 많이 들어간 업무 메일은 좋지 않습니다. 업무 메일은 간결하고 꼭 필요한 내용만 기입하는 것이 좋습니다.

 

※ 문서 작성 예시

[ ☆☆컴퍼니 ] 요청하신 ◇◇관련 도면 첨부드립니다.

 

안녕하십니까, ⓐ 과장님.

☆☆컴퍼니 ○○○대리입니다.

 

요청하신 ◇◇관련 도면을 첨부드리오니 참고하시길 바랍니다.

~(업무내용 상세 설명)

 

(요청사항)◇◇관련해서 규격에 관한 규정이 필요하오니 금일 3시 이내로 관련 내용과 관련하여 회신 바랍니다. 

 

첨부한 자료 외에도 추가로 요청사항이 있으시다면 아래 연락처나 메일로 회신 주시길 바랍니다.

감사합니다. 좋은 하루 보내시길 바랍니다.

 

 

요청사항이 있을 때에는 반드시 기간을 정하여 말하는 것이 좋습니다. 참조(CC)와 숨은 참조(BCC) 구분해야 합니다.

- 참조(CC) : 수신자 외 내용 숙지해야 할 수신인 지정 후 발신합니다.

- 숨은 참조(BCC) : 메일을 받는 사람에게 다른 수신자를 알리고 싶지 않을 때 사용합니다.

 

 

▶품의서 작성 방법

품의서란 회사의 경비를 집행하기 이전에 경비의 승인을 요청하는 문서입니다. 경비 집행 이외에도, 업무를 진행하기에 앞서 진행에 대한 허락을 구해야 할 때 작성하는 문서입니다. 대부분 회사에는 표준 양식이 있으며, 작성하지 않는 회사도 있습니다. 회사 규모가 작을 경우에는 간단하게 업무 승인 요청하기도 합니다. 비용과 관계없는 품의서의 경우에는 예산 항목을 넣지 않아도 됩니다.

 

제목에는 관계 법령 또는 사규, 프로젝트명, 핵심 내용을 포함해야 합니다.

 

※ 문서 작성 예시

- 20XX 년 사내 영업 계획에 의거한 영업비 지출 품의

 

이 업무를 왜 진행하는지, 어떤 이익이 있는지를 포함한 목적 1~2줄

 

(세부내용) 전체적인 일정, 담당자, 진행계획을 정리하기

 

예산 : 항목 / 금액 / 내역으로 나누어 표를 이용하여 기재.

항목	금액	내역

▶기안서/ 상신서 작성 방법

기안서 및 상신서는 진행하고자 하는 시안에 대해 설명하고, 검토를 요청하는 문서입니다. 앞서 말한 품의서는 '허락'을 요청하는 문서이고, 기안서는 '검토'를 요청하는 문서입니다. 비교적 포괄적인 내용을 담고 있으며, 대부분 기안서는 프로젝트 검토용, 품의서는 경비 지출용으로 작성합니다. 회사에 따라 기안서와 품의서를 구분하지 않고 작성하는 경우도 있습니다. 품의서와 작성방법은 비슷하나, 논리적 위계를 잘 지키는 것이 중요합니다.

 

품의서처럼 제목에는 핵심 내용이 반드시 포함되어 있어야 합니다. 작성자의 입장이 아닌, 결재권자의 입장에서 작성해야 하며, 구체적인 수치 자료를 넣으면 설득력을 더욱 높일 수 있습니다. 날짜는 연, 월, 일 글자 대신 "."로 구분하는 것이 좋으며, 시간은 24시간 제로 작성합니다. 마지막으로 사안을 진행함으로써 기대되는 효과를 정리하는 것이 좋습니다.

 

 

▶사업제안서 작성 방법

제안서란 프로젝트 제안서, 투자제안서(IR), 회사소개서, 입점 제안서 등과 같이 많은 종류로 나뉘어 있습니다. 신입의 경우에 중대한 프로젝트 제안서를 단독으로 맡아서 진행하는 경우는 잘 없으나 팀별로 작성하는 경우 선임을 도와 작성하는 경우가 많습니다. 제안서의 기본적인 구조는 '상대방이 우리 회사에 대해 알고 싶어 하는 내용'을 담고 있어야 합니다. 이러한 구조 때문에 제안서와 회사소개서는 핵심이 같습니다. PPT 형식으로 제작하는 경우도 있는데 이 때는 디자인 요소가 중요하며, 요청서를 잘 읽고 요청자가 요구하는 내용을 빼먹지 않고 작성하는 것이 가장 중요합니다.

 

가장 먼저 회사에 대한 소개와 현재 활발하게 진행 중인 사업을 소개하고 동종업계에서 차별화된 우리 회사의 특장점을 소개하는 것이 좋습니다. 그다음 현재 시장 상황을 분석한 다음, 우리 회사에서 생각하는 방향을 제시해야 합니다. 이때, 수행전략은 단기(분기/반기) / 중기(년) / 장기(3~5년)로 세분화해서 단기 → 장기 방향이나 장기 → 단기 방향 중 한 방향을 정해 풀어나가는 것이 자연스럽습니다. 마지막으로 현재 매출과 추정 소요자금, 예상 매출을 필요에 따라 기입합니다.

 

 

▶인수인계서 작성 방법

인계서란 직원이 장기간 자리를 비우거나 부서 이동 시 작성하는 문서입니다. 생각보다 작성해야 될 경우가 종종 발생하니 어떻게 작성하는지 정도는 알고 있는 것이 좋습니다. 새로 업무를 받는 사원 또한 인수인계서를 작성해야 합니다. 인수인계는 업무 교육 매뉴얼이 있다면 참고해서 적는 것이 가장 쉽습니다. 반대로 인수인계서의 내용을 업무 교육 매뉴얼로 활용하는 경우도 있으니 신경 써서 작성해야 합니다. 어디서든 시작과 마무리는 중요한 일입니다.

 

인수인계서 작성 시에는 조직 및 인원 현황, 조직 내 개인별 담당 업무의 내용을 항목별로 정리합니다. 현재 업무의 진행상황과 계획업무를 간략하게 적고, 주요 업무의 처리방법 및 절차를 깔끔한 문장으로 순서대로 정리하는 것이 좋습니다. 예산 및 집행 실적, 거래처 연락처, 거래처와의 협업 내용을 짧게 정리합니다. 받았던 명함을 그대로 남기고 가는 것은 예의에 어긋나는 행동이니 엑셀에 따로 연락처와 메일을 기입해 놓고 나가는 것이 좋습니다.

 

업무 인수인계서의 구성은 기본적으로는 업무의 진행상황 및 향후 추진될 상황, 부서의 주요 업무 일정, 참고사항으로 크게 구성되며, 별첨으로 거래처의 정보로 구성하는 것이 좋습니다. 따로 양식이 정해져 있지는 않기 때문에 본인이 양식을 정리해서 적거나 지시사항이나 회사에서 요구하는 필수한 사항이 있을 경우 기재해야 합니다.

 

① 인계 시의 담당업무
② 인계 시의 업무 진행 상황 및 계획업무
③ 인계 시의 미결사항
④ 인계 시의 예산 및 집행실적
⑤ 인계 시의 재산관계
⑥ 인계 시의 섭외 관계
⑦ 담당업무상의 중요 문제점 및 개선 방안
⑧ 기타 인수자가 업무수행 상 알아야 될 사항

 

 

[직장생활] 일 잘하는 신입 소리 듣는 문서 작성 방법 꿀팁